SaaS Harcama Denetçisi
Kimsenin kullanmadığı koltukları ve kimsenin izlemediği yenilemeleri bulur
- 8katı kural
- Asla yapmaması gerekenler, her çalıştırmada uygulanır
- 5devretme kuralı
- Durup işi bir kişiye devrettiği koşullar
- 13çıktı alanı
- Yeniden okumanız gereken bir paragraf değil, yapılandırılmış bir sonuç
- ≤6çalıştırma başına adım
- Sınırlı iş: en fazla 4 araç çağrısı, çalışma zamanı tarafından uygulanır
Tasarımı gereği salt okunur. Bu ajanın hiçbir şeyi gönderme, harcama, yayımlama veya işleme alma yolu yoktur. Bu sınırın kendisi ürün olduğunda, onu kaldırmak çıktıya güvenmenin nedenini de kaldırır.
Genel bakış
Yazılım, çoğu şirkette kontrol edilebilir en büyük maliyet kalemlerinden biridir ve kimsenin sahiplenmediği tek kalemdir. Araçlar, her biri incelemeyi tetikleyecek eşiğin altında kalacak şekilde, bireysel takımlar tarafından bireysel kartlarla satın alınmıştır ve toplam muazzam boyuttadır.
Üç hata, hepsi sessiz. İşten ayrılan ya da hiç giriş yapmamış kişiler için faturalandırılan lisanslar — bir koltuk, kimse açsın ya da açmasın aynı ücrete mal olur ve hiçbir tedarikçi bunu size söylemez. Kimsenin izlemediği bir tarihte otomatik yenileme, öyle ki karar noktası, bunun bir karar olduğu bilinmeden geçip gider; finans ekibi masrafı gördüğünde, gelecek yıl zaten taahhüt edilmiştir. Ve örtüşme: aynı işi yapan üç araç, üç farklı takım tarafından satın alınmış, hiçbiri diğer ikisinin varlığından haberdar değil.
Bir e-tablo bunu çözmez çünkü harcama kart ekstreleri, faturalar ve bir kimlik sistemi arasında dağılmıştır ve cevap için üçünün birlikte okunması gerekir. İşte ürün budur.
Sonuçta elinize geçen: bildirim sürelerini ve harekete geçilmesi gereken son tarihi gösteren bir yenileme takvimi, araç başına ödenen koltuklar ile aktif kullanıcıların karşılaştırılmış listesi, örtüşmeler ve kimsenin onayladığına dair kaydı olmayan araçlar. Hiçbir şeyi iptal etmez — birinin bağımlı olduğu bir aracın iptali, lisans bedelinden daha pahalıya mal olur.
Faydalar
İşten ayrılanlar için ödeme yapmayı bırakırsınız
En sık karşılaşılan bulgu ve düzeltilmesi en kolay olan.
Yenilemeler kararlara dönüşür
Sonradan fark ettiğiniz masraflar yerine.
Üç araç yerine bir araç
Daha önce göremediğiniz konsolidasyon, çünkü kimsede liste yoktu.
Ne yapar
Ödenen koltuklar, gerçek giriş kayıtlarına karşı
Bir koltuk, kimse açsın ya da açmasın faturalandırılır ve hiçbir tedarikçi bunu size gündeme getirmeyecektir.
Bildirim süresiyle birlikte her yenileme
Yenileme tarihi değil — hâlâ harekete geçebileceğiniz son tarih. Bir seçeneğinizin olup olmadığına karar veren rakam budur.
Örtüşen araçları bulur
Birbirinden habersiz üç takım tarafından satın alınmış, tek bir işi yapan üç ürün.
Onaylanmamış yazılımları ortaya çıkarır
Sahibi ve onay kaydı olmayan harcamalar. Çoğu zaman yalnızca bir maliyet sorunu değil, bir veri sorunudur da.
Gerçekten geri kazanılabilir olana göre sıralar
Yenilemede bırakabileceğiniz bir koltuk gerçektir. On bir ay boyunca kilitli olan bir koltuk değildir ve bunu açıkça belirtir.
Hiçbir şeyi iptal etmez
Buna bağımlı birinin ayağının altından çekilen bir aracın iptali, tasarruf edilen lisans bedelinden çok daha pahalıya mal olur.
Neyi değiştirir
Haftanızda neyi değiştirir
- Devraldığı iş
- Kart ekstrelerinden, faturalardan ve bir kimlik sisteminden yazılım envanteri oluşturmak.
- Bugün kim yapıyor
- BT ve finans ayrı ayrı, hiçbiri tüm resmi görmeden.
- Ne sıklıkla
- Birisi toplamı fark ettiğinde.
- Tipik el emeği
- Günler süren mutabakat, bitirildiği hafta içinde güncelliğini yitiriyor.
Neden özellikle BT ve Hizmet Yönetimi. Çoğu sözleşme, bildirim süresi içinde iptal edilmedikçe sessizce yenilenir; böylece karar noktası, bunun bir karar olduğu bilinmeden geçip gider.
Gözetimsiz çalışır
Siz ya da bir olay başlatır, kendisi bitirir. Hiçbir şey birinin masa başında olmasını beklemez.
Her seferinde aynı standart
İki yüzüncü kalem, birincinin tutulduğu çıtada tutulur. Tutarlılık, insanların sürdüremediği kısımdır.
Kendi başına harekete geçemez
SaaS Harcama Denetçisi için gönderme, harcama veya taahhüt etme yolu yoktur. Çıktısına güvenle dayanabilmenizin nedeni tam da bu sınırdır.
Nasıl çalışır
Bu ajan, PROMIVO çalışma zamanı üzerinden sunucu tarafında çalışır. Her çalıştırma adım adım kaydedilir ve her araç çağrısı yürütülmeden önce izin kontrolünden geçer.
- 1GirdiAjanın girdi şemasına göre doğrulanır
- 2Modelclaude-sonnet-5, otomatik yedekle
- 3Araçlarextract_structured_data
- 4İzinlerREAD eylemleri otomatik çalıştırır; daha yükseği onay bekler
- 5ÇıktıÇıktı şemasına uyan yapılandırılmış sonuç
- 6KayıtToken, süre ve her adım kaydedilir
Demo
Demo veriIllustrative sample output, abridged.
Girdi
{
"tools": [],
"asAtDate": "2026-09-02",
"currency": "USD",
"inactivityWindowDays": 90
}Çıktı
{
"escalate": true,
"overlaps": [
"Three products cover project tracking at 61,000 combined, used by three teams. None of the teams knew the other two existed."
],
"disclaimer": "An analysis of your own records against the 90-day window you set. Nothing has been cancelled, renewed or changed, no vendor has been contacted, and spend locked into a current term is reported separately because it is not available to save.",
"noUsageData": [
"Two tools have no login export, so seat findings exclude them entirely rather than estimating."
],
"inactiveSeats": [
{
"seats": 22,
"vendor": "Design suite",
"annualValue": 18480
}
],
"recoverableNow": 14400,
"renewalCalendar": [
{
"vendor": "Design suite",
"renewsOn": "2026-11-01",
"actByDate": "2026-10-02",
"daysToAct": 30,
"annualCost": 42000
}
],
"escalationReason": "A 42,000 renewal closes its notice window in 30 days, and a tool holding customer call recordings has no owner or approval.",
"lockedInThisTerm": 61000,
"noOwnerOrApproval": [
"A transcription tool at 7,200 a year has no owner and no approval record, and it holds recordings of customer calls. That is a data question before it is a cost one."
],
"seatsHeldByLeavers": [
"9 seats across 4 tools are still billed for people who have left. 14,400 a year, and none of it needs a decision — only an action."
],
"inactivityWindowUsed": 90,
"recoverableAtRenewal": 18480
}Gereksinimler
Entegrasyonlar
Entegrasyon gerekmez.
Başlamadan önce
- Yazılım harcaması: tedarikçi, tutar, faturalandırma dönemi, yenileme tarihi, bildirim süresi
- Araç başına ödenen koltuklar
- Elinizde varsa kullanıcı başına son giriş tarihi
- Güncel personel listesi
- Tam Erişim planı veya üstü gerekir
Kullanım senaryoları
Üç aylık yazılım incelemesi
Koltuklar, yenilemeler ve örtüşme tek seferde.
Maliyet azaltma hedefi
Bu çeyrekte gerçekten iptal edilebilecekler önceliğe göre sıralanmış.
Personel değişikliklerinden sonra
İşten ayrılmış biri için hâlâ faturalandırılan her koltuk.
Güvenlik ve veri incelemesi
Hangi araçların, arkasında hiçbir onay olmadan şirket verisi tuttuğu.
Fiyatlandırma
Tam Erişim
PROMIVO aboneliğiniz üzerinden aylık faturalandırılır. İstediğiniz zaman iptal edebilirsiniz.
Çalıştırmalar, planınızın ajan çalıştırma ve token kotasını tüketir. Bkz. plan sınırları
SSS
Abonelikleri iptal eder mi?
Hayır. Birinin sessizce bağımlı olduğu bir aracın iptali, lisans bedelinden çok daha pahalıya mal olur. Listeyi, son tarihi ve tasarrufu ortaya koyar; kararı bir kişi verir.
Kullanılmayan koltuk sayılmak için ne gerekir?
Pencereyi siz belirlersiniz — genellikle 60 veya 90 gün giriş yapılmamış olması. Seçtiğiniz pencereye göre raporlar ve bunu açıkça belirtir; kendi kuralını uygulayıp bunu bulgu olarak sunmaz.
Giriş verimiz yoksa ne olur?
O zaman tahmin yürütmek yerine, o araçlar için bunu açıkça belirtir. Yenileme pencereleri, örtüşme ve onaylanmamış harcamalar bu veri olmadan da görünür durumda kalır; koltuk kullanımı görünmez ve aksini iddia etmek, var olmayan bir tasarruf yaratmak anlamına gelirdi.
Değerlendirmeler
Müşteriler bu ajanı çalıştırdıktan sonra değerlendirmeler açılır.
Bu ajanın farklı çalışmasını mı istiyorsunuz?
Neyin değişmesi gerektiğini anlatın, ekibimiz işletmenize özel bir sürümün kapsamını çıkarsın.
Bu ajanı özelleştir