Analista de Ocupación de Agenda
Dice por dónde se escapa el día cuando la agenda parece llena
- 7reglas estrictas
- Cosas que nunca debe hacer, aplicadas en cada ejecución
- 5reglas de traspaso
- Condiciones en las que se detiene y entrega el trabajo a una persona
- 12campos de salida
- Un resultado estructurado, no un párrafo que tengas que releer
- ≤5pasos por ejecución
- Trabajo acotado: como máximo 4 llamadas a herramientas, impuesto por el entorno de ejecución
Solo lectura por diseño. Este agente no tiene ninguna vía para enviar, gastar, publicar ni confirmar nada. Cuando ese límite es el producto, quitarlo eliminaría la razón para confiar en el resultado.
Resumen
Los negocios de reservas miden la ocupación como horas reservadas sobre horas abiertas: el único número que no puede decirte qué va mal. Un ochenta por ciento parece sano y esconde todas las formas en que un día se escapa.
Las fugas son concretas y ninguna aparece en ese porcentaje. Huecos de veinte minutos que ningún servicio es lo bastante corto para llenar, nueve por semana, esquivados y nunca vendidos. Un tratamiento programado a cuarenta minutos que lleva un año tardando cincuenta y cinco, así que todas las tardes van con retraso y la última cita sale apurada o se pierde. Un profesional reservado por encima de su capacidad mientras otro está parado, porque recepción reserva a quien le piden y nadie ve el desequilibrio. Una sala que es la restricción real mientras todos creen que es el personal.
El hallazgo menos agradable suele ser la mezcla de servicios. Un día se llena de citas cortas, fáciles de reservar y de poco valor, y rechaza las largas que pagan la sala. La agenda está llena y el mes es malo, y esas dos cosas parecen no tener relación hasta que están en la misma página.
Lee la agenda que ya ocurrió y cuantifica cada fuga en horas y en dinero, para que un cambio en las reglas de reserva tenga un argumento detrás. No cambia nada, no reserva nada, y no juzga la productividad de nadie.
Beneficios
Capacidad que ya tienes
Recuperada de las fugas en vez de comprada con más horario.
Días que dejan de ir con retraso
Porque las duraciones coinciden con lo que el trabajo tarda de verdad.
Una regla de reserva con evidencia
Valorada en horas y dinero antes de pedirle a nadie que cambie su forma de trabajar.
Qué hace
Encuentra los huecos que nada puede llenar
Veinte minutos entre dos citas no son capacidad. Nueve a la semana son un día, y ninguna cifra de ocupación lo enseña.
Detecta el tratamiento que siempre se alarga
Reservado a cuarenta, tarda cincuenta y cinco, cada vez durante un año. Por eso la tarde va con retraso, no por el personal.
Enseña el desequilibrio entre profesionales
Uno por encima de su capacidad y otro parado, porque recepción reserva a quien le piden y nadie ve el tablero entero.
Nombra la restricción real
Muy a menudo una sala o una máquina, y no las personas que todos suponen que son el cuello de botella.
Pone la mezcla de servicios frente al dinero
Un día lleno de citas cortas y fáciles que rechazó las largas que pagan la sala. Los dos hechos, una página.
No juzga a ninguna persona
Los hallazgos van de franjas, servicios y restricciones. Un ranking de productividad por persona se gestiona en vez de arreglarse.
Qué cambia
Qué cambia en tu semana
- Se encarga de
- Leer un mes de agenda para encontrar adónde se fue de verdad la capacidad.
- Hoy lo hace
- Quien pregunte por qué una agenda llena dio un mes malo, normalmente una vez y nunca más.
- Con qué frecuencia
- Cada mes, o después de cualquier mes que nadie sepa explicar.
- Esfuerzo manual habitual
- Días de exportar y hacer tablas dinámicas, que es por lo que la ocupación se reporta como un solo porcentaje.
Por qué Operaciones en concreto. Horas reservadas sobre horas abiertas es el único número que no puede decirte qué va mal. Todas las fugas —huecos invendibles, retrasos crónicos, la sala equivocada— se esconden dentro.
Funciona sin supervisión
Lo inicias tú o lo inicia un evento, y termina solo. Nada espera a que alguien esté en su mesa.
El mismo criterio siempre
El elemento doscientos se mide con el listón del primero. La constancia es la parte que las personas no pueden sostener.
No puede actuar por su cuenta
Analista de Ocupación de Agenda no tiene ninguna vía para enviar, gastar ni comprometer nada. Ese límite es justo lo que hace seguro actuar sobre su resultado.
Cómo funciona
Este agente se ejecuta en el servidor a través del entorno de ejecución de PROMIVO. Cada ejecución se registra paso a paso y cada llamada a una herramienta se comprueba contra los permisos antes de ejecutarse.
- 1EntradaValidada contra el esquema de entrada del agente
- 2Modeloclaude-sonnet-5 con reserva automática
- 3Herramientasextract_structured_data
- 4PermisosEjecuta acciones READ automáticamente; cualquier cosa por encima espera aprobación
- 5SalidaResultado estructurado conforme al esquema de salida
- 6RegistroTokens, duración y cada paso quedan registrados
Demostración
Datos de demostraciónIllustrative sample output, abridged.
Entrada
{
"currency": "USD",
"appointments": [],
"shortestSellableMinutes": 30
}Salida
{
"escalate": false,
"overruns": [
{
"fix": "Schedule it at fifty-five. You lose nothing — you are already spending it — and the afternoon stops collapsing.",
"knockOn": "Every afternoon with two or more laser sessions finishes late. The last appointment of those days is cancelled or rushed four times more often than on other days.",
"service": "Laser session",
"scheduledMinutes": 40,
"typicalActualMinutes": 55
}
],
"imbalance": [
"Nadia is booked at 94% of capacity, Leyla at 61%. The desk books who was asked for, and nobody sees both boards at once."
],
"disclaimer": "Findings describe slots, services and rooms. No individual has been assessed, and nothing in your calendar has been changed.",
"serviceMix": {
"finding": "Short consultations filled the hours that laser sessions were turned away from. The diary was full and those hours earned about a third of what the displaced work would have.",
"assumption": "Assumes every turned-away laser request would have booked. If half would have, halve the figure — it is still the largest single item here.",
"valueForgone": 7400
},
"fixableByRule": [
"Schedule laser at its real duration.",
"Reserve two afternoon blocks a week in Treatment 2 for long services."
],
"needsResource": [
"A second laser unit would remove the constraint, but the two rules above should be tried first."
],
"realConstraint": "Treatment 2, not the staff. It is the limiting resource in 71% of the weeks examined, and adding practitioner hours would not have added a single bookable slot.",
"unsellableGaps": {
"detail": "Nineteen gaps of twenty to twenty-five minutes across the week, none long enough for your shortest service. Utilisation reads 81% and this is inside the missing 19%, but it is not idle time — it is time that was never sellable.",
"hoursPerWeek": 6.3,
"valuePerWeek": 1890,
"worstResource": "Treatment 2"
},
"supportedByData": [
"Gaps",
"Overruns",
"Practitioner imbalance",
"Room constraint"
],
"escalationReason": "",
"notSupportedByData": [
"Seasonality — only fourteen weeks of history were supplied, which is not enough to separate a season from a run."
]
}Requisitos
Integraciones
No requiere integraciones.
Antes de empezar
- Citas pasadas con inicio y fin programados
- Inicio y fin reales, donde los registréis
- Servicio, profesional y sala de cada cita
- Un valor o precio por servicio
- Requiere el plan Inicial o superior
Casos de uso
Revisión mensual de operaciones
Adónde se fue la capacidad, detrás del porcentaje de ocupación.
Agenda llena, mes malo
Los dos hechos en la misma página, que suele ser la mezcla de servicios.
Antes de contratar o ampliar horario
Si la capacidad ya existe dentro de la semana actual.
Decidir qué reservar dónde
Qué sala o qué sillón es de verdad la restricción.
Precios
Inicial
Se factura mensualmente con tu suscripción a PROMIVO. Cancela cuando quieras.
Las ejecuciones consumen la asignación de tu plan para ejecuciones de agentes y tokens. Consulta los límites del plan
Preguntas frecuentes
¿Ordena al personal por productividad?
No. Los hallazgos van de franjas, servicios, salas y reglas de reserva. Una tabla de productividad por persona se gestiona en vez de arreglarse, y destruye la programación honesta de la que depende el análisis.
¿Cambia la agenda?
Nunca. No tiene permiso de escritura en ningún calendario. Informa de qué pasó y de cuánto valdría un cambio de regla; el cambio lo haces tú.
¿Qué necesita?
Citas pasadas con horas programadas y reales, el servicio de cada una, el recurso usado, y un valor por servicio. Sin horas reales sigue encontrando huecos y desequilibrios, y dice que el análisis de retrasos no se pudo hacer.
¿Cuánto histórico debería tener?
Tres meses encuentran huecos y desequilibrios. Los retrasos crónicos y la estacionalidad necesitan cerca de un año, y declara qué hallazgos sostiene de verdad vuestro histórico.
Reseñas
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