Auditor de Gasto en Software
Encuentra las licencias que nadie usa y la renovación que nadie vigila
- 8reglas estrictas
- Cosas que nunca debe hacer, aplicadas en cada ejecución
- 5reglas de traspaso
- Condiciones en las que se detiene y entrega el trabajo a una persona
- 13campos de salida
- Un resultado estructurado, no un párrafo que tengas que releer
- ≤6pasos por ejecución
- Trabajo acotado: como máximo 4 llamadas a herramientas, impuesto por el entorno de ejecución
Solo lectura por diseño. Este agente no tiene ninguna vía para enviar, gastar, publicar ni confirmar nada. Cuando ese límite es el producto, quitarlo eliminaría la razón para confiar en el resultado.
Resumen
El software es uno de los mayores costes controlables de casi cualquier empresa y el que no tiene dueño. Las herramientas las compraron equipos concretos con tarjetas concretas, cada una por debajo del umbral que habría disparado una revisión, y el agregado es enorme.
Tres fallos, todos silenciosos. Licencias facturadas por gente que se fue o que nunca entró: un puesto cuesta lo mismo lo abra alguien o no, y ningún proveedor te lo va a mencionar. Renovación automática en una fecha que nadie vigila, así que el punto de decisión pasa sin que nadie sepa que era una decisión; para cuando finanzas ve el cargo, el año siguiente ya está comprometido. Y solapamiento: tres herramientas haciendo el mismo trabajo, compradas por tres equipos, ninguno de los cuales sabía que existían los otros dos.
Una hoja de cálculo no resuelve esto porque el gasto está repartido entre extractos de tarjeta, facturas y un sistema de identidades, y la respuesta necesita leer los tres juntos. Esa lectura es el producto.
Lo que devuelve es un calendario de renovaciones con sus ventanas de preaviso y la última fecha para actuar, una lista por herramienta de puestos pagados frente a usuarios activos, los solapamientos, y las herramientas de las que no consta ninguna aprobación. No cancela nada: una herramienta cancelada de la que alguien depende cuesta más que la licencia.
Beneficios
Dejas de pagar por gente que se fue
El hallazgo más común, y el más fácil de arreglar.
Las renovaciones se convierten en decisiones
En vez de cargos que descubres después.
Una herramienta en vez de tres
Una consolidación que no podías ver porque nadie tenía la lista.
Qué hace
Puestos pagados frente a accesos reales
Un puesto se factura lo abra alguien o no, y ningún proveedor va a sacarte el tema.
Cada renovación, con su ventana de preaviso
No la fecha de renovación: la última fecha en que aún puedes actuar. Ese es el número que decide si tienes opción.
Encuentra herramientas que se solapan
Tres productos haciendo un solo trabajo, comprados por tres equipos que no se conocían entre sí.
Saca a la luz el software sin aprobar
Gasto sin dueño y sin registro de aprobación. A menudo también es una cuestión de datos y no solo de coste.
Ordena por lo que de verdad se puede recuperar
Un puesto que puedes soltar en la renovación es real. Uno atado once meses no lo es, y lo dice.
No cancela nada
Una herramienta cancelada por debajo de alguien que depende de ella cuesta mucho más que la licencia ahorrada.
Qué cambia
Qué cambia en tu semana
- Se encarga de
- Construir el inventario de software a partir de extractos de tarjeta, facturas y un sistema de identidades.
- Hoy lo hace
- TI y finanzas por separado, sin que ninguno tenga el cuadro completo.
- Con qué frecuencia
- Cuando alguien se fija en el total.
- Esfuerzo manual habitual
- Días de conciliación, desactualizados la semana en que terminan.
Por qué TI y gestión de servicios en concreto. La mayoría de los contratos se renuevan en silencio salvo que se cancelen dentro de una ventana de preaviso, así que el punto de decisión pasa sin que nadie sepa que era una decisión.
Funciona sin supervisión
Lo inicias tú o lo inicia un evento, y termina solo. Nada espera a que alguien esté en su mesa.
El mismo criterio siempre
El elemento doscientos se mide con el listón del primero. La constancia es la parte que las personas no pueden sostener.
No puede actuar por su cuenta
Auditor de Gasto en Software no tiene ninguna vía para enviar, gastar ni comprometer nada. Ese límite es justo lo que hace seguro actuar sobre su resultado.
Cómo funciona
Este agente se ejecuta en el servidor a través del entorno de ejecución de PROMIVO. Cada ejecución se registra paso a paso y cada llamada a una herramienta se comprueba contra los permisos antes de ejecutarse.
- 1EntradaValidada contra el esquema de entrada del agente
- 2Modeloclaude-sonnet-5 con reserva automática
- 3Herramientasextract_structured_data
- 4PermisosEjecuta acciones READ automáticamente; cualquier cosa por encima espera aprobación
- 5SalidaResultado estructurado conforme al esquema de salida
- 6RegistroTokens, duración y cada paso quedan registrados
Demostración
Datos de demostraciónIllustrative sample output, abridged.
Entrada
{
"tools": [],
"asAtDate": "2026-09-02",
"currency": "USD",
"inactivityWindowDays": 90
}Salida
{
"escalate": true,
"overlaps": [
"Three products cover project tracking at 61,000 combined, used by three teams. None of the teams knew the other two existed."
],
"disclaimer": "An analysis of your own records against the 90-day window you set. Nothing has been cancelled, renewed or changed, no vendor has been contacted, and spend locked into a current term is reported separately because it is not available to save.",
"noUsageData": [
"Two tools have no login export, so seat findings exclude them entirely rather than estimating."
],
"inactiveSeats": [
{
"seats": 22,
"vendor": "Design suite",
"annualValue": 18480
}
],
"recoverableNow": 14400,
"renewalCalendar": [
{
"vendor": "Design suite",
"renewsOn": "2026-11-01",
"actByDate": "2026-10-02",
"daysToAct": 30,
"annualCost": 42000
}
],
"escalationReason": "A 42,000 renewal closes its notice window in 30 days, and a tool holding customer call recordings has no owner or approval.",
"lockedInThisTerm": 61000,
"noOwnerOrApproval": [
"A transcription tool at 7,200 a year has no owner and no approval record, and it holds recordings of customer calls. That is a data question before it is a cost one."
],
"seatsHeldByLeavers": [
"9 seats across 4 tools are still billed for people who have left. 14,400 a year, and none of it needs a decision — only an action."
],
"inactivityWindowUsed": 90,
"recoverableAtRenewal": 18480
}Requisitos
Integraciones
No requiere integraciones.
Antes de empezar
- Gasto en software: proveedor, importe, periodo de facturación, fecha de renovación, plazo de preaviso
- Puestos pagados por herramienta
- Último acceso por usuario, si lo tienes
- La lista de personal actual
- Requiere el plan Acceso total o superior
Casos de uso
Revisión trimestral de software
Puestos, renovaciones y solapamiento en una pasada.
Un objetivo de reducción de costes
Ordenado por lo que de verdad se puede cancelar este trimestre.
Tras cambios de plantilla
Cada puesto que se sigue facturando por alguien que ya no está.
Revisión de seguridad y datos
Qué herramientas guardan datos de la empresa sin ninguna aprobación detrás.
Precios
Acceso total
Se factura mensualmente con tu suscripción a PROMIVO. Cancela cuando quieras.
Las ejecuciones consumen la asignación de tu plan para ejecuciones de agentes y tokens. Consulta los límites del plan
Preguntas frecuentes
¿Cancelará suscripciones?
No. Cancelar una herramienta de la que alguien depende en silencio cuesta mucho más que la licencia. Produce la lista, el plazo y el ahorro; decide una persona.
¿Qué cuenta como puesto sin usar?
La ventana la fijas tú, normalmente sin acceso en 60 o 90 días. Informa contra la ventana que elegiste y la declara, en vez de aplicar una regla propia y llamarla hallazgo.
¿Y si no tenemos datos de acceso?
Entonces lo dice para esas herramientas en lugar de adivinar. Las ventanas de renovación, el solapamiento y el gasto sin aprobar se siguen viendo; el uso de puestos no, y fingir lo contrario produciría un ahorro que no existe.
Reseñas
Las reseñas se abren cuando los clientes hayan ejecutado este agente.
¿Necesitas que este agente funcione de otra forma?
Cuéntanos qué cambiar y nuestro equipo definirá el alcance de una versión a medida para tu negocio.
Personalizar este agente